机电与信息工程学院自行采购、单一来源、招标、合同、验收等流程



2018年12月10日    浏览次数:25


     依据实验室建设经费购置的仪器设备类(包括固定资产类和低值易耗类)、拟购置试验台、凳、橱具类(固定资产类和低值易耗类)、拟进行实验室环境改造计划在各系和中心提交最终版本的实施计划表后,经院部、资产与实验室管理处、主管校长签字审核通过进行购置,禁止任何形式的提前购置和改造计划(前实验室建设项目建设当中的项目:项目部分完成或全部完成、且合同要求分期汇款、且汇报给学院领导班子讨论过的项目例外)。

     目前,根据学校要求,针对固定资产和家具类的购置规定,在实施计划审核批准后,首先登陆资产系统管理服务信息系统(https://portal.wh.sdu.edu.cn/casServer/login?service=https%3A%2F%2Fzccggg.wh.sdu.edu.cn%2Fsso%2Fcaslogin.jsp),按照不同采购方式填写采购申请、购置、验收、管理。

  1.1 采购申请

     用户提交采购申请主要根据以下方式选择申请入口,选择不同采购方式,提交采购申请,需要特别注意申请须知:

  1.“自行采购”说明。科研、教学使用的单价或同型号批量在1万元以内通用设备(主要包括计算机及软件、服务器、网络设备、复印机、打印设备、扫描仪、投影仪等)及单价或同型号批量在5万元以内专用设备和批量5万元以内的实验室家具,可通过“自行采购”方式采购。申购用户确定需求,自行考察供应商并进行询价,确认供应商及价格,通过系统提交自购申请,并上传采购小组询价记录。经费项目负责人和申购单位分管领导在系统中逐级审批,申购单位批准后审批流程结束。系统进行公示,公示期结束后打印自行采购表,入账报销。

  2.“网上竞价”说明。单价或批量小于10万元的仪器设备购置,可通过“网上竞价”方式采购。采购项目总金额不能超过10万元。申购用户提交申请后,经费项目负责人和申购单位分管领导及资产处逐级审批。审批结束后打印购置申请表,无电子签名的需要手签,有电子签名的单位盖章后生效,可直接作为入账报销凭证,不需要再交至资产处。

  3.“招标采购”说明。单价或批量在10万元(含)以上设备家具采购项目由学校招投标办公室组织招标采购。根据国家和学校相关规定,单位、经费负责人和申购用户不得将应该进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标。申购用户提交申请时请选择“招标采购”,上传《山东大学贵重仪器设备购置可行性论证报告书》(单价≥10万元)和论证会纪要(单价≥40万元)原件扫描件作为审批依据。

  4.“中央集采”说明。集采目录内设备,如使用用途为行政办公、后勤保障,需要执行中央集中采购。如使用用途为教学科研,根据金额执行自行采购、竞价或招标采购。行政办公设备家具的配备,严格执行《山东大学行政办公设备家具配置管理暂行办法》(山大资字[2017]21号)。

  5.“单一来源”说明。符合国家规定的单一来源采购的理由,可申请“单一来源采购”。申购用户提交购置申请时需上传单一来源审批表的扫描件,要求三人以上专家、经费项目负责人、单位分管领导签字,单位盖章,作为审批依据。

  6.“询价采购”说明。5万元≤单价或批量<10万元的家具,由用户在线提交采购申请,并提供家具参数一览,经过经费负责人和申购单位分管领导及资产处逐级审批,审批结束后由资产处制作询价文件,从系统发布询价公告,供应商在线报名,并由用户单位确定开标时间及地点,资产处到现场参与开标。

  1.2 申购审批

    申购审批将实现网络化、无纸化、协同化的模式,将经费项目负责人,单位分管领导等审批都放到线上进行。在系统审批完成后打印采购申请表,采购申请表中将带上各级审批人的电子签名,不用线下签字,纸质版申请表申购单位留存,用户不用再提交至资产处。注意:各级审批人在审批前需在系统中上传电子签名。

    申购业务审批流程如下图:

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   审核内容示例

  1.3 自行采购

    自行采购申请入口:

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  1.4 网上竞价

     网上竞价的优势在于:采购周期短、采购成本低、竞争充分、公平公正公开、透明可追溯。 系统自动发布竞价公告,供应商线上报价,用户线上选标,发布竞价结果公示,生成制式合同。

     网上竞价系统主要流程如下:

   竞价详情展示 (这部分是资产处提供的测试版的截图,以后会使用更清晰的素材。)


   1.5 询价采购

   5万元≤单价或批量<10万元的家具,由用户从系统提交家具询价采购申请,经过经费负责人、单位分管领导和资产处逐级审批,从系统发布询价采购公告,供应商在线报名,然后由用户单位和资产处家具管理办公室组织开标,并将采购结果及评标结果录入系统,发布中标公告。询价采购过程如下:


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   1.6 招标采购

   单价或批量在10万元(含)以上设备家具采购项目由学校招投标办公室组织招标采购。

   流程为:用户提交招标采购申请,上传论证相关材料,经费项目负责人、二级单位领导审核后,根据金额按权限,还需要资产处及分管校领导逐级审批。待审批结束后推送至招标办(招标系统)进行招标,在招标办(招标系统)招标完成后,将采购结果推送至资产系统,进行合同签订。

   招标采购将实现与未来的招标系统的实时对接,做到让老师少登录,少填写,所有数据及附件都通过接口进行传输,尽量减少老师操作。

   1.7 合同管理

   系统将按照学校合同模板自动生成制式采购合同,用户只需在合同页面,打印合同即可。

   1.8 资产验收

   当设备家具到货后,达到验收条件时,用户可在系统中提交设备家具验收或由供应商发起验收申请,其中:40万元以下设备由单位自行组织验收,40万元以上需设备科同意后方可验收。通过这两种方式的验收可将采购结果数据流转到设备家具建账,减少了老师建账业务信息的录入,同时保证了建账信息与采购信息的一致性。我机电学院验收需要各系联系实验室主任和实验室委员会委员成员。

   1.9 验收建账

   1.9.1 业务介绍

   *** 单价≥1000元的设备与单价≥500元的家具都需要在此系统进行登记建账,其中:单价小于500元且批量金额大于30000元的家具也需登记建账。

   *** 提交过采购申请的,可通过“申请从采购结果发起验收”获取采购信息,补填建账信息,再提交建账申请;未提交过采购申请的,可直接通过“申请资产建账”功能,填写建账信息,再提交建账申请。

   *** 单价≥10万元的设备(家具),建账申请提交后,从系统中下载打印《大型贵重设备性能检测报告》,签章后上传《大型贵重设备性能检测报告》扫描件,然后提交审核。

   *** 自制设备建账模式:不管研制是否成功,都按照实际购买的设备入账,填写购置信息时,资产来源选择“自制”。

   *** 捐赠设备、家具入账需要山东大学和捐赠方签订的捐赠协议。捐赠设备、家具价值以捐赠协议上注明的为准;捐赠协议上没有注明的,应与购置的成批设备价值一致,或根据市场估价。

   1.9.2 业务流程


   *** 老师发起建账申请并填写建账信息(上传发票扫描件为必填项,此功能放到“仪器设备信息”模块中,由老师填写建账信息时上传。);

   *** 单位资产管理员审核;

   *** 建账终审;

   *** 系统自动发起财务预约(老师可以打印预约单、入账单至财务报账);

   *** 财务处审核入账;

   *** 设备家具入账,老师在自助终端打印标签(资产处不需做任何操作,随着财务审核入账直接入库);

   *** 流程结束。

   1.10 外贸管理

   外贸代理模块将外贸业务也纳入了系统进行管理,形成申购用户,外贸代理商,管理部门三方信息的交互。外贸代理商将外贸业务的进程以及相关附件材料录入系统,让以后用户也可登录系统实时了解整个外贸业务进程。

   业务流程:

   外贸办理详情例子:

   


1.10 供应商管理

   供应商登录系统后,进行实名认证,将企业认证授权函、三证合一营业执照、法人身份证(正反面)、相关行业的相关资质等原件的扫描件添加上传到系统中。请务必及时上传以备审核,否则无法参与系统竞价和招标。需要说明的是:部分供应商的销售人员可能不是一个人,因此会出现部分销售人员没有登陆信息,需要我们提前告知销售人员让其去联系公司本部来获得相关登陆信息,我校不提供其登陆信息。已经有登陆信息的,不需要再进行申请,只需要登陆即可。




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